Is jouw Canva een rommeltje?
Werk je regelmatig in Canva, dan weet je hoe snel het een rommeltje kan worden. Bestanden overal, geen duidelijke namen, dubbele ontwerpen en mappen waar je het overzicht kwijt bent. Of juiste helemaal geen mappen maar al je beeldmateriaal in de Uploads map en geen enkele structuur in de ontwerpen.
Kunst is om tijdens het werken in Canva al opgeruimd te werk te gaan en alles met een goede naam in de juiste mappen te zetten. Maar ik vermoed dat het er bij veel mensen zo uitziet als het lange tijd er bij mij ook uit zag: als een rommeltje.
Canva opruimen kan als een enorme klus lijken. En misschien denk je: het is dan wel een rommeltje, maar het is wel míjn rommeltje en zo lukt het ook heus wel. Maar hoe heerlijk zou het zijn als je makkelijk de juiste ontwerpen en ander materiaal kan vinden. Het maakt dat je creatiever, sneller en productiever kan werken in Canva.
Is Canva voor jou nog geen easy peasy tool maar wil je wel graag beter en makkelijker je eigen designs maken?
Stap 1. Mappen maken
Mappen en submappen
Canva opruimen is net als opruimen in je huis, het gaat een stuk makkelijker als alles een vaste plek heeft. In Canva zijn dat mappen, net zoals op de computer.
- Mappen kan je aanmaken en terugvinden onder Projecten. Klik hier rechtsboven op Nieuwe toevoegen om nieuwe mappen te maken.
- In de mappen kan je weer sub-mappen maken, etc.
- Het aantal mappen dat je aan kan maken is onbeperkt, maar hoeveel er in een map kan is verschillende voor gratis en pro gebruikers. Een map kan voor gratis Canva accounts tot 200 items bevatten en 5000 items als je een betaald Canva account hebt.
Tip
Maak niet teveel mappen aan en vooral ook niet submappen in submappen, etc. Bij mij gaat dit niet dieper dan: Klant X > Beeld Klant X > Portretten Klant X
Canva opruimen: Maak een mappenstructuur
Bedenk een handige structuur voor je ontwerpen. Verdeel ze onder in wat voor jou logische categorieën zijn. Ik heb bijvoorbeeld voor mijn eigen werk een aantal mappen zoals: Blog, Instagram, Privé, etc. En voor klanten heb ik elk een eigen map.
Voor alles waar ik niet meer aan werk maar niet weg wil doen heb ik een map Archief. Soms haal ik daar weer wat uit als een oude klant weer iets nodig heeft.
Tip
Zet voor de naam van elke map een emoticon, zo vind je sneller de juiste map.
Stap 2. Geef je ontwerpen een goede naam
Geef nieuwe ontwerpen meteen een naam
Geef elk ontwerp dat je maakt een duidelijke naam. Als je het niet zelf doet, doet Canva het voor je. Elk ontwerp dat je aanmaakt krijgt meteen een naam. Dat zijn natuurlijk nooit namen waar jij wat aan hebt. Het is makkelijk om te vergeten om je ontwerpen zelf een naam te geven.
Ik zal eerlijk zijn, ik ben hier lange tijd niet zo goed in geweest. En dat is niet zo handig, want met de juiste naam kan je je ontwerpen zoveel makkelijker terugvinden! Een ontwerp met de naam ‘Kopie van Zonder titel’ kan letterlijk alles zijn. En ja, ik heb meerdere ontwerpen gehad met deze naam.
Tip
Maak er een gewoonte van om ontwerpen meteen als je deze aanmaakt de juiste naam te geven.
Naamstructuur
Zet de belangrijkste kenmerken van het ontwerp in de naam, bijvoorbeeld: klant, onderwerp, doel, formaat, datum, versie, etc. Deze moet je er niet allemaal in zetten natuurlijk, alleen die kenmerken die belangrijk zijn voor het desbetreffende ontwerp.
Canva opruimen: pas de naam van oude ontwerpen aan
Heb jij net als ik niet zo netjes gewerkt met het namen geven aan je ontwerpen? Ga dit dan alsnog doen. Je kan de naam van je ontwerp op meerdere manieren aanpassen.
- Als je je ontwerp hebt geopend kan je rechtsboven de naam aanklikken en deze aanpassen. Uiteraard is dit niet de handigste manier als je veel ontwerpen een andere naam wil geven.
- Wanneer je je ontwerpen in een overzicht ziet staan (bijvoorbeeld op de homepage of in een map) beweeg dan over de naam van een ontwerp en klik op het potloodje dat verschijnt. Of klik op de drie puntjes klik daar op het potloodje naast de naam.
Tip
Ben je bezig met het hernoemen van je ontwerpen, gooi dan meteen weg alles waarvan je al weet dat je ze niet meer nodig hebt, zoals kopieën en schetsen.
Stap 3. Je ontwerpen opruimen
Er zijn twee plekken in Canva waar je in no time een heleboel rommel verzamelt. Het zijn de plekken waar vanuit je instinctief het makkelijkste werkt maar waarmee je tegelijkertijd je overzicht het snelst kwijtraakt.
Deze twee plekken zijn:
- de map met Uploads
- de homepage waar al je ontwerpen op komen te staan.
Wil je je Canva opruimen, dan zijn dit dus de twee plekken die je aan moet pakken.
Tip
Spannend om dingen weg te gooien? Hoeft niet want alles blijft 30 dagen in de prullenbak voor het voorgoed verdwijnt.
De homepage met alle ontwerpen
Je komt er automatisch terecht als je Canva opent en al je ontwerpen staan er: de homepage. En alles staat ook nog op volgorde van bewerkingsdatum met de meest recente bovenaan. Logisch dus dat je hier vanuit werkt aan je ontwerpen.
En handig ook, en je kan dit nog steeds doen als dit op hebt geruimd. Want ook als je een ontwerp in een map zet, staat ie nog steeds op de homepage. Het is eigenlijk dus een snelkoppeling naar het ontwerp, ongeacht waar het ontwerp staat opgeslagen.
Zo heb je dus snel toegang tot je recente ontwerpen zonder eerst naar de juiste map te hoeven navigeren. Wat er minder handig aan is, is dat je deze ‘map’ dus niet echt kan opruimen. Alles blijft er altijd in staan.
Tip
Ga vóór je een nieuw ontwerp wil maken eerst naar de map waar je ontwerp in hoort, klik dan op ‘Nieuwe toevoegen’ en kies daar voor ‘Ontwerp’. Zo komt je ontwerp meteen in de juiste map terecht!
Canva opruimen: zet elk ontwerp in de juiste map
Waarom zou je je ontwerpen dan toch in mappen zetten als het de homepage niet opruimt? Voor het zoeken in vinden van je ontwerpen is het echt aan te raden om deze niet alleen via de homepage te kunnen openen maar om ze ook in de juiste mappen te zetten. Zo zie je ook in één oogopslag wat je allemaal voor een specifiek doel hebt gemaakt.
- Selecteer een of meerdere ontwerpen voor een bepaald map en klik op de het icoontje van de map die onderaan verschijnt. Selecteer de map waar de ontwerpen heen moeten.
- Gooi dubbelen of ontwerpen die je niet meer wil weg.
- Begin met je meest recente of meest gebruikte bestanden.
Helaas heeft Canva een hele handige feature verwijderd. Eerst stond namelijk onder de bestandsnaam in welke map het ontwerp eventueel stond. Dat staat er niet meer, nu moet je eerst op de drie puntjes klikken om te zien of en in welke map het ontwerp staat.
Tip
Vraag jezelf bij twijfel af: “Zou ik dit opnieuw maken als het weg was?” Zo nee, dan kan het dus in de prullenbak.
Stap 4. De map met Uploads opruimen
De tweede verzamelplek in Canva is de map met Uploads: alles wat je importeert naar Canva en niet naar een specifieke map upload komt in de map Uploads terecht. Dat zijn dus foto’s, illustraties, logo’s, video en audio.
Dit gaat eigenlijk zo automatisch dat je bijna niet kan voorkomen dat er vanalles in de map Uploads terechtkomt. Maar met een beetje beleid kan je er wel voor zorgen dat het geen allegaartje wordt.
Tenzij jij altijd al heel netjes met mappen hebt gewerkt (maar dan zou je dit niet lezen) is jouw map met Uploads waarschijnlijk een rommeltje. Of misschien staat alles wat jij ooit hebt geïmporteerd zelfs wel in deze map. Tijd om deze op te ruimen dus.
Rommel voorkomen: uploaden naar mappen
Je kan (deels) voorkomen dat alles in je map met Uploads komt door, wanneer je aan een ontwerp werkt, het (beeld)materiaal voor dat ontwerp meteen up te loaden in de juiste map. Je kan bijvoorbeeld per project een map maken, en in die map al het beeldmateriaal voor dat project zetten.
Canva opruimen: je map met Uploads opruimen
- Selecteer meerdere beelden voor dezelfde map, klik op het icoontje van de map onderin en selecteer de map waar je alles heen wil verplaatsen.
- Gooi dubbelen meteen weg.
- Gooi beelden die je niet opnieuw zal gebruiken meteen weg. Ze blijven gewoon staan in de ontwerpen waar je ze ooit in hebt gezet.
- Anders dan bij de ontwerpen op de homepage verdwijnt hier wél alles wat je verplaatst uit de map met Uploads. Dat ruimt dus echt lekker op!
Tip
Beelden vaak nodig? Maak daar een apart mapje voor waar je makkelijk bijkomt.
Canva opruimen in het kort:
1. Canva opruimen
- mappen maken met duidelijke structuur
- ontwerpen juiste naam geven
- alle ontwerpen naar juiste map of weggooien
- alles in Uploads map naar juiste map of weggooien
2. Canva opgeruimd houden
- Ontwerpen meteen naam geven
- Nieuw ontwerp aanmaken vanuit de juiste map
- Beeldmateriaal meteen uploaden naar juiste map
- Regelmatig onnodige bestanden en beeldmateriaal weggooien
Wil jij beter worden in Canva en echt mooie content maken?
Werk je al in Canva maar zou je er beter in willen worden zodat je met meer plezier nog mooiere ontwerpen maakt?
In de cursus Canva Basics voor Instagram leer je hoe je beter, makkelijker en sneller kan werken in Canva, en ik leer je ook hoe je de mooiste content maakt!
pin voor later
